Los archivos en papel pueden parecer cosas del pasado, pero nada más lejos de la realidad. Todavía siguen utilizándose archivos en papel en la gran mayoría de negocios y las razones son muy variadas. Veamos algunas de las más importantes:

-La protección de datos. Muchas veces es necesario compartir Carpetas entre diversos trabajadores para poder llevar a cabo las tareas de la empresa. Pero compartir estas carpetas, en las que suele haber datos personales a través de la nube, no es lo más recomendable. Hay que cumplir con una serie de requisitos que no siempre se consigue alcanzar. Sin embargo, una carpeta de papel puede cogerse del fichero y devolverse una vez se acabe de trabajar con ella sin problema alguno.

-La rapidez a la hora de trabajar. Aunque para los que manejan la informática las carpetas virtuales sean las mejores, sobre todo porque en su interior puede haber otras carpetas que permitan clasificar la información, para los que están acostumbrados a trabajar de una manera clásica no es así. Si en tu oficina trabaja gente de la vieja escuela, contar con carpetas físicas en papel hará que el trabajo sea mucho más rápido para todos y que nadie se quede atrás.

-Por seguridad. Aunque todos los que trabajan con datos suelen tener copias de seguridad alojadas en discos duros externos, siempre hay el miedo a que se borre la información y acabemos perdiendo un montón de datos. Cuando las carpetas están en papel este riesgo no existe y solo hay que abrir el fichero y coger de nuevo toda la información en caso de que se nos borre la almacenada electrónicamente. Es cierto que estaremos ante una duplicidad y un gasto en papel, pero seguro que se agradecerá si un día fallan las redes.

-Porque permiten trabajar sin estar online. Si trabajas en un lugar en el que las comunicaciones no son las mejores todavía, contar con archivos físicos te ayudará a poder llevar a cabo al menos gran parte de tu trabajo incluso si no hay conexión a la red. Así, no dependerás de Internet para trabajos que es posible realizar sin conexión.

Por estos motivos y otros más personales, como por ejemplo las personas a las que les gusta escribir anotaciones en márgenes o subrayar, los archivos en papel no han desaparecido todavía y seguramente no acaben de desaparecer por completo.